Sekretär/in und Teamassistent/in (4 Tage Woche/ 32 Std.) Job in Lübeck / Job-8704073

Die AIHE Academic Institute fHigher Education (AIHE)  mit Sitz in Lübeck führt im Auftrag von internationalen Universitäten akkreditierte weiterbildende Fernstudiengänge im Fachbereich der Psychologie. Die Studierenden sind in den Partneruniversitäten eingeschrieben und erhalten von diesen ihre Bachelor- bzw. Masterurkunde. Darüber hinaus bietet die AIHE 70 online Uni-Zertifikatslehrgänge an.

 

Unser Kooperationspartner und Förderer ist Prof. Dr. Friedemann Schulz von Thun. 

 

Für die Fortführung aller professionellen administrativen Abläufe, benötigen wir zum nächstmöglichen Termin eine/n  

 

Sekretär/in und Teamassistent/in
(4 Tage Woche/ 32 Std.)

• 1. Geschäftsführungs- und Teamassistenz
  Termin-, Meeting- und Protokollmanagement
  Informationsaufbereitung, Recherchen im Internet und AI
  Allgemeine Korrespondenz (DE/EN)


• 2. Kommunikation & Service (intern / extern)
  Telefon- und Chatmanagement (Telefon, WhatsApp, Userlike, etc.
  Unterstützung psychologischer Beratung (Termin-/Weiterleitung)


• 3. Studierenden- & Prüfungsverwaltung
  Dokumentenversand
  Prüfungsorganisation inkl. Noten, Bescheinigungen, Portaleinträge
  Moodle Plattform kontrollieren
  Zufriedenheitsbefragungen und Nachbereitung


• 4. Organisation, Events & Office Management
  Planung und Durchführung interner/externer Veranstaltungen (selten)
  Büroorganisation, Material, Kasse, Schlüssel, Bestände
  Post- und Versandwesen


• 5. Technik & Infrastruktur (First-Level)
  Arbeitsplatz- und Telefoneinrichtung organisieren
  Unterstützung bei IT-/Drucker-/Telefonproblemen
  Passwort- und Vertragsübersicht (operativ, nicht rechtlich)
  Facility- und Hausverwaltung in Vertretung


• 6. Dokumentation, Ablage & Administration
  Digitale und physische Ablage, Archivpflege
  Server- und Dokumentenstruktur
  Erstellung und Pflege von Arbeitsdokumenten (Excel/Word/PPT)
  Bedienen einer Vielzahl von verschiedenen Plattformen, Apps etc. (Moodle, WhatsApp, hauseigenen ERP Systeme, Telefonsoftware, Microsoft Teams und viele weitere)
  
  Ihr Profil


• Sie sind sehr sicher im Umgang mit PCs, Software, Apps, AI Anwendungen usw. und besitzen die Fähigkeit, sich zügig mit neuen Anwendungen, Plattformen etc. vertraut zu machen


• Sie sprechen fließend Deutsch und sehr gut Englisch


• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung oder über einen Bachelor-Abschluss


• Sie sind sehr strukturiert und gleichzeitig über den Tellerrand hinaus mitdenkend. Idealer Weise sind sie proaktiv und eigeninitiativ und scheuen sich nicht davor, Präsenz zu zeigen
  
  

Wir bieten die Möglichkeit, in einem kleinen Team (16 MA vOrt in Lübeck, 40 Freie MA im Home Office) sehr lebendig miterleben und maßgeblich daran mitwirken zu können, wie ein Institut wächst. Die Position ist sehr abwechslungsreich und bietet die Möglichkeit eigene Kreativität unter Berücksichtigung ökonomischer Aspekte einbringen zu können. Wir bieten eine langfristige Anstellung und Sie erhalten als Mitarbeiter/in von AIHE eine private Krankenhaus-Zusatzversicherung (Betriebliche Krankenzusatzversicherung). 29 Tage Urlaub sowie frei am Geburtstag.

Die Mitarbeiter/innen sind allesamt sehr herzlich und wohlwollend im Miteinander. Arbeitszeiten Mo. – Do. 8:30 bis 17 Uhr. Überstunden fallen sehr selten bis nie an.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bei uns!
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Ihr Ansprechpartner für diesen Job:
Ihre Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und einer Bruttogehaltsvorstellung per anno an unsere Geschäftsführerin, Prof. Dr. Andrea Gensel, gensel ät academic-institute.com.